Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement est Quietleafworks SRL, établi à Rue des Jardins 24, 1000 Bruxelles, Belgique. Pour toute question relative aux données personnelles, vous pouvez écrire à info@quietleafworks.com ou utiliser le formulaire de contact du site. Ces coordonnées sont affichées comme texte afin d’éviter tout déclenchement automatique d’une application externe.

Cette politique concerne le site Quietleafworks, les demandes de réservation, les échanges avec l’hôtel et les renseignements relatifs au casino. Elle explique de manière transparente les traitements réalisés ou susceptibles d’être réalisés dans le cadre de nos services.

2. Données que nous pouvons traiter

Nous pouvons traiter les données que vous fournissez directement : nom, prénom, coordonnées, contenu d’un message, préférences de séjour, besoins d’accessibilité, informations de réservation et choix liés aux services. Lorsque la loi l’exige pour l’accès au casino, une vérification de l’âge et de l’identité peut être effectuée sur place par le personnel habilité.

Des données techniques limitées peuvent aussi être générées lors de la consultation du site : adresse IP tronquée ou complète selon la configuration d’hébergement, type de navigateur, appareil, langue, pages demandées, date et heure, journaux de sécurité et erreurs techniques. Le site n’utilise pas, dans sa version livrée, de service publicitaire tiers ni de profilage commercial.

Nous vous demandons de ne pas transmettre de données sensibles non nécessaires dans les champs libres. Les informations relatives à la santé ne doivent être communiquées que lorsqu’elles sont indispensables à une demande d’accessibilité ou de sécurité et avec un niveau de détail strictement nécessaire.

3. Finalités du traitement

Les données sont utilisées pour répondre aux demandes, préparer et gérer un séjour, fournir des informations sur les chambres et les services, organiser un événement, traiter une réclamation, assurer la sécurité, prévenir la fraude et respecter les obligations légales applicables à l’hôtellerie et au casino.

Nous pouvons également utiliser des données limitées pour maintenir le site, diagnostiquer un incident, protéger les formulaires contre les abus, documenter le consentement lorsqu’il est requis et défendre nos droits en cas de litige. Les données ne sont pas utilisées pour promettre un gain, cibler des personnes vulnérables ou encourager une pratique excessive du casino.

4. Bases juridiques

Selon la situation, le traitement repose sur l’exécution de mesures précontractuelles ou d’un contrat, le respect d’une obligation légale, notre intérêt légitime à assurer la sécurité et la continuité de nos services, ou votre consentement lorsque celui-ci est juridiquement requis. Un consentement peut être retiré à tout moment pour l’avenir, sans remettre en cause la licéité du traitement antérieur.

Lorsque nous invoquons un intérêt légitime, nous évaluons la nécessité du traitement, son impact et les attentes raisonnables de la personne concernée. Nous limitons les données et prévoyons des garanties adaptées.

5. Âge, identité et jeu responsable

L’accès au casino est réservé aux personnes âgées de 21 ans ou plus. Une pièce d’identité valable peut être demandée. Les règles d’exclusion et les contrôles prévus par le droit belge s’appliquent indépendamment d’une demande effectuée sur le site.

Le site ne cherche pas à collecter sciemment des données de mineurs. Si nous apprenons qu’une demande a été envoyée par une personne qui ne peut pas légalement accéder au service concerné, nous pouvons limiter le traitement, demander des précisions ou supprimer les données lorsqu’aucune obligation ne justifie leur conservation.

6. Destinataires et sous-traitants

L’accès aux données est limité aux membres du personnel qui en ont besoin pour leur mission. Des prestataires techniques, d’hébergement, de maintenance, de paiement, de réservation, de sécurité ou de conseil peuvent agir comme sous-traitants ou responsables distincts selon leur rôle. Ils sont soumis à des obligations de confidentialité et à des exigences contractuelles appropriées.

Des informations peuvent être communiquées aux autorités compétentes lorsqu’une disposition légale l’impose, lorsqu’une demande officielle valable est reçue ou lorsque cette communication est nécessaire à la protection des personnes et des biens.

7. Transferts internationaux

Nous privilégions un hébergement et des prestataires situés dans l’Espace économique européen. Si un transfert vers un pays tiers devient nécessaire, il doit reposer sur un mécanisme reconnu par le droit européen, notamment une décision d’adéquation ou des clauses contractuelles types accompagnées, lorsque nécessaire, de mesures supplémentaires.

Vous pouvez demander des informations sur les garanties applicables à un transfert déterminé en utilisant les coordonnées indiquées dans cette politique.

8. Durées de conservation

Les demandes générales sont conservées pendant la durée nécessaire à leur traitement, puis pendant une période raisonnable permettant d’assurer le suivi. Les données contractuelles, comptables et de réservation peuvent être conservées plus longtemps lorsque le droit belge impose un délai. Les journaux techniques et de sécurité sont conservés pour une période proportionnée au risque et sont ensuite supprimés ou anonymisés.

Une donnée peut être conservée plus longtemps lorsqu’un litige est en cours, lorsqu’une autorité l’exige ou lorsqu’elle est nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits en justice. À l’expiration du délai applicable, les données sont supprimées, anonymisées ou archivées avec un accès restreint.

9. Sécurité

Nous appliquons des mesures organisationnelles et techniques adaptées : contrôle des accès, limitation des habilitations, sauvegardes, mises à jour, journalisation, sensibilisation du personnel et procédures de gestion d’incident. Aucun système n’offre une sécurité absolue, mais nous réévaluons les mesures en fonction de la nature des données et des risques.

En cas de violation de données présentant un risque pour les personnes, nous documentons l’incident et procédons, lorsque les conditions légales sont réunies, à la notification de l’autorité de contrôle et à l’information des personnes concernées.

10. Vos droits

Dans les conditions prévues par le GDPR, vous pouvez demander l’accès à vos données, leur rectification, leur effacement, la limitation du traitement, la portabilité des données fournies et l’opposition à certains traitements. Vous pouvez retirer un consentement à tout moment et demander des informations sur la source des données lorsqu’elles n’ont pas été collectées directement auprès de vous.

Une demande doit permettre de vérifier raisonnablement l’identité du demandeur sans collecter plus d’informations que nécessaire. Nous répondons dans les délais légaux. Certaines demandes peuvent être limitées lorsqu’une obligation de conservation, les droits d’autrui, la sécurité ou la défense d’un droit en justice s’y opposent.

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données compétente en Belgique. Nous vous invitons néanmoins à nous contacter d’abord afin que nous puissions examiner la situation.

11. Décisions automatisées et prospection

Le site ne prend pas de décision produisant un effet juridique uniquement sur la base d’un traitement automatisé. Il ne réalise pas de profilage publicitaire. Toute future communication commerciale soumise au consentement comportera un moyen simple de retrait.

12. Cookies et stockage local

La politique relative aux cookies décrit les mécanismes techniques utilisés. Dans la version livrée, le site n’intègre aucun traceur publicitaire tiers. Le formulaire peut utiliser le stockage de session du navigateur uniquement pour conserver temporairement une demande sur l’appareil pendant la session.

13. Mise à jour de la politique

Nous pouvons adapter cette politique en cas d’évolution du site, des services, de la réglementation ou de nos procédures. La date de mise à jour est affichée en haut de la page. Une modification substantielle sera présentée de manière suffisamment visible avant son application lorsque cela est requis.

14. Contact